¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas?
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¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas?
Es posible que llegado este momento del año se te haya ocurrido hacer limpieza de “papeles” que tenías guardados empezando por las facturas de años anteriores.
En este artículo, te explicaremos cuáles son los plazos legales para guardar toda la documentación relacionada con tu empresa. Vamos con los detalles…
Contenidos
Plazos del Código de comercio
Si llevas adelante una empresa, sabrás que debes guardar todos los documentos relacionados con ella. El plazo general es de 6 años desde el último asiento de dichos ejercicios (el asiento de cierre), aunque en algunos casos es mayor.
¿Por qué debes guardar tus facturas?
Las facturas, como bien sabes, son un documento legal que defiende lo siguiente:
- Que has realizado un trabajo determinado, a qué cliente y cuándo.
- Además, reflejan información sobre el cliente que te ha pagado por este trabajo (o al menos tenías derecho de recibir el pago). Si no lo has cobrado, podrías reclamarlo gracias a la factura emitida.
- Da información sobre el IVA aplicado y retenciones.
Por lo tanto, como ya habrás intuido, la principal función de las facturas es la resolución de conflictos.
Plazo general para guardar tus facturas y otros documentos
Según la norma mercantil, deben conservarse durante al menos 6 años:
1. Libros contables (mira los libros obligatorios que deben llevar los autónomos).
2. Correspondencia con clientes y proveedores.
3. Justificantes y documentación afectos a tu actividad.
Si tenemos en cuenta ese plazo de 6 años, el día uno de enero de 2023 podrías destruir todo lo mencionado anteriormente que pertenezca al año 2016 o anterior, y dejar espacio para lo que está por venir.
Excepciones a la norma general
Eso sí, debes saber que existen algunas excepciones:
- Hacienda establece un periodo de 4 años para revisar tu documentación. Por ejemplo, el 30 de junio de 2023 es el último día en el que Hacienda puede revisarte la renta 2018.
- Pero la normativa fiscal la aumenta a más de 6 años, por lo que nuestro consejo es que conserves por más tiempo todos los documentos.
Casos especiales en el Impuesto sobre sociedades
Digamos que han detectado una incidencia en el Impuesto sobre sociedades de ejercicios futuros. En este caso no podrás deshacerte de la documentación hasta que te hayan revisado los ejercicios.
Excepciones en IVA (guardar tus facturas de inmovilizado)
En cuanto a las excepciones en IVA, si adquieres inmovilizados para tu actividad por una cantidad superior a 3.005,06 euros, deberás conservar las facturas:
1. Un mínimo de 9 años, si son bienes muebles.
2. Y en el caso de bienes inmuebles, un mínimo de 14 años.
Si alguna operación tuviera incidencias en declaraciones de IVA de ejercicios futuros, deberás conservar la documentación hasta que ya no puedan revisarte esos ejercicios.
¿Cuánto tiempo debes guardar tus facturas si das pérdidas?
Solo en el caso de sociedades, Hacienda establecerá un período de 10 años si un ejercicio obtiene pérdidas o genera una base imponible negativa, así como si generas deducciones que no se han aplicado.
Después de esos 10 años, si aún siguen pendientes las deducciones y las bases imponibles negativas, debes conservar:
1. la declaración del año correspondiente a su generación.
2. la contabilidad del ejercicio.
En el caso de los autónomos se aplica el Código de comercio que explicamos antes.
Problemas con Hacienda
La frase “inspección de Hacienda” o “revisión de Hacienda” eriza el vello de cualquier empresario. Vamos a ver la norma general y cómo la puede “alargar” Hacienda para revisarte por mucho más tiempo.
El plazo que propone Hacienda, de 4 años, puede interrumpirse o por tu empresa o bien por la Administración. La interrupción puede deberse a que:
- tú no estés de acuerdo con lo que te han devuelto de la declaración de la renta (por ejemplo)
- Hacienda decida revisarte la renta 2018 y te manda la carta el 10 de junio de 2023.
A consecuencia de la interrupción, el plazo empieza a contar otros 4 años a partir del momento de la comunicación que lo interrumpió.
Una recomendación por nuestra experiencia
Te recomendamos que hagas todo lo relacionado con tu actividad económica de forma correcta y sin recurrir al fraude. Revisar tus gastos deducibles y asegurarte que todo lo que incluyes en tu contabilidad sea argumentado y correcto desde el principio.
Una práctica que vemos en los últimos años es que, Hacienda revisa las declaraciones (sea renta, IVA o cualquier otra) cuando casi se cumple el plazo de los 4 años. En muchas encuentran discrepancias.
Ejemplo de discrepancias
Por ejemplo, que las facturas no coinciden con los movimientos bancarios, que te has ido a un congreso al extranjero para dar tú la charla y esos gastos deducibles hay que argumentarlos. Y ya conceptos descabellados como “traje a medida” o “tique de Ikea”, etc.
Una vez que encuentren discrepancias en dicha revisión, lo que hace la Agencia Tributaria es revisar todas las declaraciones que puede en los 4 años que le quedan. De esta forma, abre el plazo de otros 4 años para guardar toda la documentación.
Para concluir…
Conocer los plazos es algo muy importante si quieres evitarte dolores de cabeza. Si decides hacer limpieza, ordena todo en carpetas y guárdalas en un armario. Aunque ocupen espacio, piensa que es tu seguro en caso de comprobación y que te puede ahorrar mucho dinero.
Con la plataforma de e-autonomos.es, tienes guardados todos tus documentos fiscales en un solo lugar. Los puedes descargar en formato Excel, que es el formato que pide Hacienda en una comprobación.
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