La regla de la prorrata. Prorrata general y prorrata especial.

Fiscal

¿Ejerces más de una actividad como autónomo? ¿Y una está sujeta a IVA y la otra no? Te pondré un ejemplo para que lo veas más claro: un programador informático que además de ejercer su actividad profesional de programación, da clases para alumnos de universidad. La actividad de programación está sujeta a IVA y debe emitir sus facturas con 21% de IVA, pero la actividad que desarrolla como profesor, al ser una enseñanza reglada está exenta de IVA, y por tanto sus facturas a sus clientes irán sin IVA.

En estos casos, las cuotas de IVA soportadas en las adquisiciones de bienes y servicios que realice nuestro informático para poder ejercer sus 2 actividades (material de oficina, teléfono, material informático, alquiler de espacio en coworking,…) solo son deducibles en una proporción determinada, que se denomina prorrata. Esta proporción se calcula mediante un procedimiento especial, que luego te explicaré.

Tipos de prorrata

Existen dos modalidades de prorrata:

1. La prorrata general, que se aplica cuando no procede aplicar la prorrata especial.
2. La prorrata especial, que solo se aplica en los siguientes casos:

• Cuando el sujeto pasivo opte por su aplicación.
• Si resulta que al aplicar la prorrata general las cuotas deducibles son superiores en un 10% a las que resultan si aplicamos la prorrata especial, obligatoriamente debes aplicar esta última. En el ejemplo lo vas a ver con claridad.

Plazos para optar por la prorrata especial

Los plazos para optar por la prorrata especial son los siguientes:

1. Por regla general, en la última declaración de IVA correspondiente a cada año natural.
2. En el supuesto de inicio de actividad, el plazo disponible es hasta el final del plazo de presentación de la declaración de IVA del primer trimestre en el que se inicie la actividad. Si inicias la actividad el 25 de febrero, tendrás hasta el 20 de abril para optar por la prorrata especial.

Si optas por la aplicación de la prorrata especial, esa opción tiene una validez mínima de 3 años naturales. Una vez haya transcurrido ese periodo, el sujeto pasivo puede revocar su opción, y podrá pasar a prorrata general.

Creo que la mejor forma de entender el mecanismo de la prorrata es poniendo un ejemplo real, así que vamos a seguir con nuestro informático. El sujeto pasivo se dio de alta inicialmente en ambas actividades, programación y formación, optando por la prorrata especial, y en su primer trimestre de actividad tuvo estos gastos e ingresos:

Cálculo de la PRORRATA ESPECIAL

1. El IVA soportado de la actividad de programación se deduce al 100%: 252,00.
2. El IVA soportado de la actividad formativa NO se deduce: 0,00.
3. Al IVA soportado de los gastos comunes se le aplica la fórmula de la prorrata, que es la siguiente:

PRORRATA: total ingresos sujetos a IVA / total operaciones x 100

En nuestro ejemplo, el resultado sería: 3.500,00 / 4.300,00 x 100 = 82%

Si al IVA soportado de los gastos comunes (168,00) le aplicamos el porcentaje resultante de la fórmula de la prorrata, el resultado sería 137,76.

Por lo tanto, el total de IVA deducible sería de 252,00 + 137,76 = 389,76.

Cálculo de la PRORRATA GENERAL

Imagina que no se hubiera optado por la prorrata especial, en ese caso habría que calcular las cuantías de IVA deducible por prorrata general y por prorrata especial, y si la primera excede en más de un 10% a la segunda se aplicaría obligatoriamente la especial.

Para calcular el IVA deducible con la prorrata general se le aplica el porcentaje resultante de la fórmula (82%) a la suma de todo el IVA soportado (252,00 + 105,00 + 168), dando un resultado de 430,50.

Para saber si la prorrata general excede en más de un 10% a la especial, solo hay que sumar un 10% a la prorrata especial (389,76 + 38,98 = 428,74), y comparar la cifra con la prorrata general (430,50). Puesto que la general supera la especial, en este caso habría sido obligatorio aplicar la especial.

Quizás te haya quedado una pregunta por responder: “Puesto que sólo sabré el porcentaje de prorrata una vez haya terminado el ejercicio y conozca mi total de operaciones, ¿qué porcentaje de prorrata aplico durante los 3 primeros trimestres del ejercicio?“ Deberás aplicar provisionalmente el porcentaje de prorrata del ejercicio anterior, y en la declaración del cuarto trimestre deberás sustituir la prorrata provisional por la definitiva, realizando una regularización del IVA deducido en trimestres anteriores.

Juan Carlos López e-autonomos

Asesor fiscal y abogado.
Responsable de las áreas fiscal y contable.