Suplidos vs refacturación de gastos

Gastos deduciblesContableFiscal

Existe una gran confusión, sobre todo entre los profesionales, de cómo facturar los gastos de desplazamiento (locomoción, alojamiento, manutención) cuando el cliente se los satisface. Ante esta cuestión existen dos posibilidades, lo podemos considerar como suplido o como un rendimiento de la actividad profesional (refacturando el gasto en la factura que se le emite al cliente).

Nuestro consejo es considerar esos gastos de desplazamiento como parte componente de los rendimientos de la actividad profesional, y por tanto, supone que deberán estar sujetos a IVA y a la retención correspondiente. El argumento del porqué de nuestro consejo parte de la explicación que la DGT nos ofrece en la consulta 1896-03 de 13/11/2003.

Según esta consulta los suplidos suponen la siguiente mecánica: gastos que corresponde realizar al cliente y que son satisfechos por el profesional previa provisión de fondos o mediante posterior reembolso.

El calificar como suplidos los gastos de desplazamiento del profesional requiere, para hacerlo viable, el cambio de sujeto productor del gasto, es decir, considerar que los gastos de viaje no los realiza el profesional que se desplaza a un determinado lugar para prestar sus servicios, sino que es quien lo contrata el «titular» del gasto por exigir la prestación de servicios en ese lugar.

El planteamiento anterior no puede admitirse ya que, evidentemente, quien produce el gasto es el profesional que realiza el desplazamiento. Por tanto, no puede hablarse de suplidos ni, en los supuestos en que el cliente satisfaga directamente el gasto, de cantidades que queden al margen de los rendimientos profesionales.

Con un ejemplo te va a quedar mucho más claro. Vamos a continuar con un ejemplo de un informático mantenedor de sistemas. Este informático afincado en Madrid, tiene un cliente en Toledo que le contrata para realizarle un cambio en su red informática. Por los inconvenientes que le supone al cliente estar sin red informática durante los trabajos, nuestro informático le propone concentrar los trabajos en 2 días. El cliente acepta, pero todo esto le supondrá a nuestro informático varios gastos adicionales de desplazamiento, manutención y alojamiento. Hace sus cálculos y los costes serían los siguientes:

Puesto que el cliente ha aceptado sufragar todos los gastos adicionales, los conceptos que debe incluir en su factura deben ser los siguientes:

Juan Carlos López e-autonomos

Asesor fiscal y abogado.
Responsable de las áreas fiscal y contable.