Tu empresa: el mejor puesto de trabajo en casa
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En las últimas décadas, desde que el acceso a Internet se convirtió en algo común en casi todos los hogares y empresas, ha habido una tendencia creciente hacia el trabajo remoto. Existe una variedad de trabajos que se realizan de forma remota y lo más seguro es que a partir de esta crisis sanitaria del coronavirus muchas empresas inviertan gran parte de sus recursos en hacer que el trabajo remoto sea lo más productivo posible.
Un estudio de Global Workplace Analytics demuestra que el trabajo remoto ha aumentado en un 159% en los últimos 12 años a nivel mundial y la tendencia sigue creciente. Sólo en España a raíz del confinamiento por el COVID-19, un 36% de los trabajadores en el período de 13 a 18 de abril estaba teletrabajando (estadísticas por Statista). Estas cifras han aumentado a raíz de la prórroga del estado de alarma.
Para hacer frente a esta nueva realidad en la que si una empresa quiere seguir trabajando tendrá que acostumbrarse al trabajo remoto al menos en una parte, debemos pensar en desarrollar una política de trabajo remoto. Para ayudarte en esta tarea, aquí tienes los puntos claves que cualquier política de trabajo remoto efectiva debería incluir.
Elige bien qué trabajos pueden realizarse de forma remota
Primero decide qué trabajadores pueden hacer qué trabajos de forma remota. Elige qué parte de su trabajo se debe realizar con supervisión y qué parte pueden realizar offline. También, incluye en tu documento los nuevos roles dentro de la empresa. Lo más normal es que el que antes era el jefe de equipo realice supervisión diaria de los trabajos ejecutados. Establece en qué parte el responsable debe ayudar a sus trabajadores a que les resulte más fácil la transición hacia la nueva forma de trabajo.
Horarios y disponibilidad
Aunque te parezca lógico que el que trabaje delante de una pantalla lo pueda hacer durante 4 u 6 horas sin interrupciones, reflexiona sobre lo siguiente… Muchas personas no están acostumbradas a trabajar en su casa. Por ejemplo, debes tener en cuenta a una madre que debe cuidar de sus hijos a la vez dado que su marido trabaja fuera.
Piensa en todas estas posibilidades cuando creas tu política de trabajo remoto. Acuérdate que siempre es mejor tener a tus empleados satisfechos y no sobrecargados de trabajo, con la sensación de que su empresa les ve como un número más de productividad.
Demuéstrales que piensas en ellos y dales jornadas flexibles. Lo mejor para conocer qué opinan sobre los horarios es hacer una encuesta y ver qué pueden aportar como soluciones. Es muy probable que si consideras sus opiniones y los incluyes para determinar sus horarios, te lo agradezcan estando más concentrados y eficientes en estas horas elegidas.
Herramientas tecnológicas
Aunque todos hoy en día tenemos al menos un ordenador en casa, es muy probable que no incluya ni la mitad de programas que necesita un trabajador para realizar su trabajo de forma remota. El simple hecho de tener que instalar una aplicación como Zoom o Go To Meeting para reuniones virtuales puede generar tensiones en tu empresa.
Incluye indicaciones claras de cómo descargar, configurar y usar los programas básicos que necesita cada uno de los integrantes de tu equipo. Ayúdales en todo momento. Piensa que de ello depende de que tu empresa siga adelante y funcione.
No olvides de incluir un apartado de cómo tus empleados deben cuidar de los equipos físicos que les ceda tu empresa.
Ejemplo: no acceder a sitios web diferentes de [lista de sitios web] y no descargar ningún material que no sea especificado por un responsable.
Como Philip Piletic subraya en su artículo para Keap: “Con los riesgos de ciberseguridad asociados con los trabajadores remotos mayores que nunca, es una decisión de política que podría afectar la supervivencia misma de la empresa.”
Pautas de productividad
A continuación, define las pautas básicas para trabajar de forma eficiente. Aquí debes incluir si tus empleados pueden acceder a las redes sociales y durante qué horario del día. Establece períodos en los que cada uno se centre en un trabajo individual sin interrupciones por los demás y otro horario en el que parte del equipo o todos se conecten para intercambiar opiniones sobre el trabajo realizado.
Sé realista y no establezcas unos objetivos demasiado altos o vas a quemar a tu equipo. Lo que harán si no están satisfechos es buscar formas de “burlar” las normas que les impones.
Por último, asegúrate de que tu política de trabajo remoto fomente comentarios y sugerencias por parte de los empleados. Si no quieren comentarte nada, es que tienen miedo de comunicar sus necesidades.
Revocación
Es fundamental incluir en tu política de trabajo remoto que al igual que ciertos trabajadores pueden seguir trabajando remotamente, la empresa puede decidir cesar el trabajo remoto cuando lo precise. Este punto debe quedar muy claro, ya que muchos trabajadores se acostumbran al tipo de trabajo y no entienden que esta forma de trabajar puede ser solo temporal.
Si no dejas claro este punto, puedes crear confrontación innecesaria cuando la empresa necesite realizar cambios para adaptarse a los tiempos que corren.
Confidencialidad
El cerrar la puerta donde trabaja cada uno de tus trabajadores puede ser algo obvio, pero puede salvarte de fugas de información. Imagínate que hablas de algo muy importante con el responsable de tu equipo técnico y un repartidor de Amazon le está entregando un paquete a tu marido y oye la conversación, porque la puerta no está cerrada. Puede que oyera unas palabras y las interpretara a su manera para correr la voz de un desastre en tu empresa.
Pues esto que te has evitado incluyendo en tu política de trabajo remoto detalles como cerrar la puerta. Tal y como explica Alex Laws en CI Security: “Esto es Seguridad Básica: si llevas el ordenador de tu trabajo a casa o tiendes a trabajar de forma remota, la información corporativa confidencial podría estar en riesgo. Cuando tienes el hábito de cerrar siempre tu puerta, has dado un paso clave para mejorar la seguridad de tu oficina en casa.”
Incluyendo estos puntos ya tienes por donde empezar con tu documento de política de trabajo remoto. ¡Sé flexible! Si ves que algo no funciona y dificulta seriamente el trabajo sin que sea algo fundamental en tu empresa, ¡elimínalo!
Incluye todo lo que surge por el camino y sobre todo, ¡involucra a tu personal para desarrollar un documento que agrade a todos y haga de tu empresa el mejor puesto de trabajo en casa!
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