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Cómo gestionar los pagos de clientes con varias facturas sin pagar

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Cuando un cliente acumula varias facturas sin pagar, llegar a un acuerdo para que realice pagos periódicos es una solución que beneficia a ambas partes. 

Aunque, claro, una vez que empieza a abonarte cantidades parciales, te surge una pregunta clave: ¿en qué orden deberías aplicar esos pagos a las facturas pendientes?

Gestionar correctamente estos cobros no solo mejora tus relaciones con los clientes, sino que también protege tus intereses financieros. Aquí te cuento todo lo que necesitas saber para manejar esta situación de manera eficaz.

Respetar la voluntad del deudor

Lo primero que debes tener claro es que la voluntad del cliente como deudor, tiene prioridad. Si el cliente especifica que un pago debe destinarse a una factura en particular, estás obligado a respetar esa indicación. 

Por ejemplo, si te comunica que quiere saldar la factura más reciente, deberás aplicar el pago a esa, aunque no sea la más antigua ni la más perjudicial para él.

En ausencia de instrucciones específicas por parte del cliente, deberás actuar en su beneficio. Según la normativa general, el pago debe destinarse a la deuda más perjudicial para el deudor. 

Si todas las deudas tienen las mismas características, esto generalmente significa imputar el pago a la factura más antigua, ya que es la que más intereses acumula con el tiempo.

¿Cuándo te conviene imputar el pago a otra factura?

Aunque la regla general favorece al cliente, puede haber casos en los que te interese imputar el pago a una factura distinta. Esto ocurre, por ejemplo, si algunas facturas antiguas están garantizadas o respaldadas por un aval, mientras que las más recientes no tienen este respaldo.

En estas situaciones, puedes tomar la iniciativa. Si decides aplicar el pago a una factura específica, debes comunicarlo al cliente mediante un recibo o una notificación escrita donde especifiques la asignación del pago. Si el cliente no se opone, se considera que acepta tu decisión.

Este enfoque también puede ser útil para protegerte frente a riesgos legales, como la prescripción de deudas. Si retrasas excesivamente el cobro de una factura antigua y esta prescribe, podrías perder el derecho a reclamarla. 

Por lo tanto, es importante equilibrar tus intereses financieros con el cumplimiento de las normas legales.

Ejemplo práctico

Imagina que tienes dos facturas pendientes:

  • Factura A (antigua): €2,000 garantizados por un aval.
  • Factura B (reciente): €1,000 sin aval.

El cliente realiza un pago de €500, sin especificar a qué factura debe aplicarse. Aunque podría ser lógico cancelar parte de la Factura A por ser más antigua, podrías preferir destinar el monto a la Factura B para reducir el riesgo, siempre y cuando el cliente no se oponga.

¿Qué hacer con los intereses de las facturas sin pagar?

Otro aspecto importante a considerar son los intereses asociados a las facturas sin pagar

Si pactaste intereses en tu acuerdo con el cliente, debes saber que, por norma general, los pagos que recibas se aplican primero a los intereses y luego al capital principal de la deuda.

Por ejemplo, supongamos que:

  • Factura A: Principal de €1,000 con €100 de intereses acumulados.
  • El cliente te abona €500.

En este caso, €100 del pago se usarán para saldar los intereses, y los €400 restantes se aplicarán al principal, dejando un saldo pendiente de €600 en la factura. 

Este sistema es fundamental para evitar que los intereses se acumulen de forma excesiva mientras el principal sigue pendiente.

Claves para evitar problemas legales con las facturas sin pagar

Para garantizar una gestión adecuada y evitar complicaciones te recomiendo usar el siguiente esquema:

  1. Comunica siempre tus decisiones: Si decides imputar un pago a una factura específica, informa al cliente de inmediato.
  2. Haz un seguimiento del estado de las facturas: Asegúrate de que ninguna deuda prescriba por falta de acción.
  3. Documenta todos los acuerdos: Guarda registros claros de los pagos, las facturas y cualquier comunicación con el cliente sobre la asignación de los pagos.

Gestionar las deudas de esta manera te permitirá mantener una relación más transparente con tus clientes. Y, por otro lado, te ayudará a proteger tus intereses financieros a largo plazo, y, por consiguiente, a tu negocio.


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Gabriela
Gabriela

Gestión web.
Responsable de relación con el cliente.

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