Si eres autónomo y utilizas software de facturación, como el que ofrecíamos antes en nuestra plataforma, este artículo es muy importante para ti.
Tienes que conocer cómo va a cambiar la normativa y qué implicaciones tiene el seguir trabajando con facturas proforma o borradores. Aunque aún falta la publicación definitiva del reglamento sobre facturación electrónica, Hacienda ya va adelantando algunos puntos clave que debes tener en cuenta para evitar problemas más adelante.
Aquí te cuento los detalles…
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Las facturas proforma y borradores seguirán siendo válidas, pero deben conservarse
A pesar de la digitalización creciente y la próxima entrada en vigor en 2027 del sistema obligatorio de facturación electrónica, los autónomos podrán seguir elaborando facturas proforma o borradores. Eso sí, deberán conservarlas en sus sistemas de facturación, como parte del registro, igual que se hace con las facturas definitivas.
Introducir datos de forma provisional, editarlos o previsualizar facturas no está prohibido por la normativa actual. De hecho, implementar un sistema de prefacturación que permita trabajar con borradores o proformas es completamente válido. La clave está en que estas versiones preliminares no llevan el código QR, que es el elemento que convierte una factura en fiscalmente válida.
Por tanto, aunque se pueda enviar una proforma al cliente antes de cerrar la factura final, en el momento en que se emita oficialmente, deberá ser sustituida en el registro por una factura válida con su correspondiente QR.
¿Siempre se debe incluir el código QR?
Y aquí la pregunta del millón: ¿siempre se debe incluir el código QR en tus facturas? La respuesta corta es no. Porque como comentamos el año pasado en este artículo sobre el sistema VeriFactu, solo deben incluirlo por ahora los autónomos que usen un sistema de facturación electrónica.
Un ejemplo:
Un profesor que está de alta en una actividad exenta de IVA y hace unas 5 facturas al mes para las cuales tiene preparada una plantilla en Word y las entrega en formato pdf. Este autónomo no hace declaraciones trimestrales ni utiliza una plataforma de facturación electrónica. Además, tiene poca facturación en sí.
No tendrá obligación de incluir el QR en sus facturas hasta el año que viene cuando en julio entre en vigor la facturación electrónica obligatoria que Hacienda prevé implementar en su propia plataforma.
¿Qué pasa cuando una factura se convierte en definitiva?
Una vez que una factura se emite de forma definitiva, se le incorpora el código QR y se genera un registro de facturación firmado. Este es el documento que se remite a la Agencia Tributaria y, desde ese momento, ya no puede modificarse.
Si necesitas hacer cambios, no podrás editar la factura original. La única forma de corregirla es crear un nuevo registro de facturación electrónica (una factura rectificativa), tal como establece el reglamento. Esto significa que los borradores o versiones proforma deben gestionarse con rigor desde el principio.
Además, si estás usando el sistema Verifactu, no quiere decir que no debes conservar estos borradores. Incluso si esas facturas se transforman después en definitivas, Hacienda insiste en que deben guardarse todas.
El uso de facturación electrónica crece, pero aún hay margen
A pesar de que el reglamento definitivo aún no ha sido publicado, muchas empresas y autónomos ya están adaptando sus sistemas a la nueva normativa. El uso de la factura electrónica aumentó un 35% en 2023 y un 21% en el último año, alcanzando más de 500 millones de facturas electrónicas emitidas en España.
Este crecimiento responde, en parte, a la Ley Crea y Crece, que establece la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las empresas y autónomos.
Aunque solo un tercio de los negocios ha dado el paso, el cambio de actitud es claro: se nota cierta preocupación y urgencia que hace que muchos se quieran adaptar antes de que la normativa entre en vigor de forma definitiva.
¿Qué debes hacer si eres autónomo?
Si trabajas con facturas proforma o borradores, es recomendable que:
- Te asegures de que tu software de facturación permite conservar estos documentos, aunque no tengan validez fiscal.
- Vincules correctamente cada borrador o proforma con su factura final en el sistema.
- Guardes todos los registros, incluso si usas VeriFactu.
- Evites programas que no cumplan con los requisitos exigidos por Hacienda, ya que las sanciones llegan hasta los 50.000 euros.
En resumen, puedes seguir trabajando como hasta ahora, pero debe quedar todo bien registrado y organizado. El cambio hacia la facturación electrónica no solo es una cuestión técnica, sino que nos obliga a tener una mayor responsabilidad en la gestión documental de nuestros negocios.
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