Cómo evitar problemas con Hacienda: inspecciones de Hacienda sin estrés

Tener en orden la contabilidad, declarar todos los ingresos y gastos, y presentar la documentación requerida a tiempo son prácticas que, además de cumplir con la normativa, te permitirán afrontar las inspecciones de Hacienda con tranquilidad y seguridad.

Don Erre que erre… seguro que los que sois de mi quinta (de los ‘70) os suena el título de esta película de Paco Martínez Soria en la que el personaje que él interpreta, Don Rodrigo Quesada, persona de ideas fijas, no para hasta conseguir todo aquello que se propone.

Bueno, pues gracias a personas como Don Rodrigo le vamos comiendo terreno a los estrictos criterios que tiene Hacienda para considerar como no deducibles determinados gastos, concretamente gastos de transporte y comidas.

Sentencia de TSJ de Cataluña

Una historia parecida a la de Don Rodrigo es la que vivió un contribuyente, profesor de profesión, a quien Hacienda le comprobó los gastos incluidos en su contabilidad y consideró como no deducibles los gastos de manutención y desplazamiento, por dos motivos: 

1. Porque aportó como justificante de los gastos tiques en lugar de facturas,
2. y porque Hacienda entendió que esos gastos no estaban directamente correlacionados con los ingresos.

Este profesor consideró que los gastos se generaron en los viajes realizados por la actividad profesional y en fechas que concuerdan con los periodos de facturación que realiza a sus clientes, por lo que son imprescindibles, ya que sin los mismos resultaría imposible la realización de la actividad.

Por este motivo, recurre ante el Tribunal Económico Administrativo Regional (TEAR) de Cataluña, recurso que se desestima. Pero Hacienda no contaba con la persistencia y tenacidad de este profesor que siguió recurriendo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (TSJ), y es en esta instancia donde se le estima parcialmente su pretensión (Sentencia TSJ Cataluña, 28/03/2019). 

Te cuento a continuación los argumentos del Tribunal:

Sobre la aportación de tiques

Es bastante habitual en las inspecciones de Hacienda, eliminen los gastos que no están justificados mediante el original de la factura, por no considerar acreditada su realidad. Pero la sentencia del TSJ de Cataluña considera que no hay obstáculo para considerar que los gastos justificados por tiques responden al desarrollo habitual de la actividad profesional acreditada, a la que se vinculan necesariamente esos gastos.

Sobre la correlación con los ingresos

Es criterio reiterado del TSJ Cataluña que, salvo patente desproporción, no corresponde al profesor  probar la correlación de los gastos con los ingresos de la actividad más allá de lo que resulta de su declaración-liquidación y contabilización, por lo que debe ser la Inspección la que pruebe que, en contradicción con tal contabilidad, los gastos son ajenos a la actividad. Una vez probado, corresponde al profesor probar la realidad de los gastos.

De esta forma, el Tribunal nos ofrece argumentos para defender nuestras pretensiones en caso de inspecciones de Hacienda. Pero, quizás, sea más interesante el no tener que llegar a esos extremos y conocer qué precauciones debes tener en cuenta para evitar problemas si tuvieras inspecciones de Hacienda. 

1. Inspecciones de Hacienda: precauciones documentales

Independientemente del tipo de gasto del que se trate intenta cumplir estas normas:

• Intenta obtener una factura a tu nombre, de esta forma podrás deducirte el IVA del gasto, pues el IVA solo es deducible con factura.
• Si no es posible, con los gastos de comidas suele pasar, guarda el tique y paga siempre con tarjeta.
• Sobre todo en lo que se refiere a los gastos de transporte y comidas, te aconsejamos que lleves un libro registro de visitas/gestiones, donde recojas la fecha, la gestión o cliente visitado, el desplazamiento y los gastos en los que has incurrido. Te será de utilidad para argumentar la deducibilidad de tus gastos generados por el desarrollo de tu actividad.

2. Precauciones con los gastos de transporte

Transporte público (autobús, metro, tren)

Hacienda solo considera deducibles los viajes realizados en horario laboral (no se incluirían los realizados de casa al trabajo y viceversa), así que dedúcete solamente los tiques de transporte donde aparezca la fecha y hora de uso. En el caso de los bonos transporte deberás solicitar a la compañía de transportes un informe donde te relacionen todos los viajes realizados con dicho bono.

Taxi

Pide siempre factura (cada vez son más los taxistas que ofrecen ese servicio sin solicitarlo) donde aparezca tu nombre, fecha, hora y trayecto realizado. Si además de eso llevas un control de tus visitas, como te hemos aconsejado, el destino coincidirá con la dirección del cliente visitado o del lugar donde te has dirigido para realizar la gestión.

3. Precauciones con los gastos de comida

Gastos de manutención del propio contribuyente

Los requisitos que deben reunir esos gastos para que se consideren deducibles son:

1. Deben producirse en días laborales.
2. Tienen que producirse en establecimientos de restauración y hostelería.
3. Además, abonarse mediante cualquier medio electrónico de pago (tarjeta o transferencia).
4. Se debe conservar la factura, donde se indique el día, establecimiento e importe.
5. No pueden superar los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente.

          – SIN PERNOCTA: 26,67 €/día (España); 48,08 €/día (Extranjero)

          – CON PERNOCTA: 53,34 €/día (España); 91,35 €/día (Extranjero)

Nota: si el restaurante se encuentra en una localidad diferente, porque tengas que visitar a un cliente o realizar alguna gestión, y no está cerca de donde vives o tienes tu oficina, Hacienda no suele poner problemas a la deducibilidad del gasto. En cambio, si el restaurante está cerca de tu casa u oficina, Hacienda considerará que se trata de comidas relacionadas con tu ámbito personal y las eliminará.

Invitaciones

En el caso de invitar a un cliente, podrás deducirte tu comida y la del cliente, independientemente de la localización del restaurante. Pero debes tener seguir estas reglas:

1. El gasto deberás ser razonable y esporádico. Si las comidas son continuas y por importes elevados, pondrán pegas.
2. Pida siempre que aparezca reflejado el número de comensales en la factura o tique, en caso contrario, Hacienda considerará que ha comido solo, y si es cerca de tu oficina excluirá el gasto.

Una opción a tener en cuenta…

… incluir esos gastos en la factura

Si piensas que puede ser una alternativa viable en tu forma de facturar, cuando emitas una factura, desglosa los honorarios, por un lado, y por otro, los gastos de comida, estancia y transporte que hayas tenido que asumir para prestar el servicio facturado.

Esta es la mejor forma de demostrar que dichos gastos están realmente relacionados con el desarrollo de tu actividad, precisamente porque los habrás repercutido sobre tus clientes.

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